24 февраля 2025
Журнал «Финансовый директор», №2 Февраль 2025
«1С»
Восемь причин не объединять бухучет и управленку в «1С» и альтернатива этому
Павел Торопов, экс финансовый директор АО «Уральский хризотил», создатель Студии финансового анализа
Ограничения, с которыми сталкиваются компании, когда объединяют управленческий и бухгалтерский учет в одной системе. Делюсь опытом, как избежать этих проблем и построить независимую систему управленческой отчетности с минимальными затратами.
На первый взгляд, наиболее простой подход к автоматизации управленческой отчетности, если компания не готова к масштабному внедрению ERP-системы или отдельного управленческого контура в «1С», — настроить систему управленческого учета прямо в бухгалтерской базе. Добавить дополнительную аналитику в справочники и документы, разработать и интегрировать управленческие отчеты в стандартную конфигурацию и нагрузить бухгалтерию дополнительными обязанностями. Это особенно заманчиво для малого бизнеса.
Многим данное решение кажется оптимальным, по принципу «дешево и сердито». Но это иллюзия. Реальные трудозатраты и расходы на такое решение в разы превысят ожидаемые. Выделить управленку в отдельный контур обойдется гораздо дешевле.
Расскажу, почему не стоит объединять бухгалтерский, налоговый и управленческий учет в одной системе и с какими ограничениями столкнется компания при таком подходе. Надеюсь, мои аргументы помогут определиться с архитектурой учетных систем самим CFO и убедить собственников.
Проблемы, с которыми вы столкнетесь при объединении баз
Допустим, вы настроили систему управленческой отчетности в бухгалтерской базе. При этом часто возникают проблемы, и они нарастают как снежный ком, который грозит превратится в неуправляемую лавину.
Обновление нетиповой конфигурации «1С» уже не будет автоматическим и потребует дополнительных затрат. При каждом обновлении придется отслеживать, чтобы доработки и изменения в коде не потерялись — их надо переносить из предыдущей версии в новую. Официальные обновления, которые затрагивают бухгалтерскую и налоговую часть ПО, вы будете вынуждены делать вручную. Чтобы избежать сбоев, обновление нетиповой конфигурации лучше поручить программистам.
Учитывая, что принципиально важные для корректной работы бухгалтерии релизы выходят каждые два-три месяца, суммарные затраты на обновление могут превысить эффект «два-в-одном» от ведения управленческого и регламентированного учета в одной системе.
Вы не получите данные быстрее. Изначальная цель автоматизации — быстрее получать информацию и принимать решения. Но если за выгрузку данных отвечает бухгалтерия, процесс, как правило, затягивается.
Например, руководство запрашивает у главбуха остатки по дебиторке в разрезе управленческой аналитики. Главбух переадресовывает задачу своим подчиненным, которые формируют этот отчет по остаточному принципу — после того как выполнят основную работу. И в итоге отчет, за настройку которого заплатили программистам, все равно появляется у руководства с опозданием. Да, бухгалтеры потратят на его подготовку меньше времени, но стейкхолдеры все равно не получат информацию оперативно.
Суммарные затраты на обновление могут превысить эффект «два-в-одном»
Переплатите за «лоскутную» автоматизацию и рискуете оказаться в заложниках у интеграторов. Предположим, нужно построить план-фактный анализ в программе «1С:Бухгалтерия». В системе уже есть фактические данные, но необходимо загрузить еще и плановые, которые хранятся в файле Excel.
Стандартные конфигурации «1С» не умеют работать с произвольными внешними данными, для которых не предусмотрены соответствующие объекты в системе — справочники или регистры. Эту проблему можно решить: купить надстройку у партнеров «1С» или привлечь программистов, которые допишут функционал. Оба варианта затратные.
Программные надстройки, как правило, комплексные и решают много задач, а вам надо решить одну конкретную. Получается, что вы переплачиваете: покупаете то, что не будете использовать на сто процентов. Если вы все же решаетесь на переделку конфигурации ради одной функции, то все ваши дальнейшие обновления бухгалтерской базы будут зависеть от конкретных программистов, сопровождающих эту надстройку. Для блока, от которого напрямую зависят налоговые регистры и регламентированная отчетность, это слишком рискованно.
Придется приобрести дополнительные лицензии и настроить права доступа. Допустим, вы настроили управленку в «1С» и дали доступ новым пользователям, которые будут с ней работать. Каждый такой пользователь — это дополнительная лицензия, которая стоит денег.
Например, в системе работало пять бухгалтеров. Затем вы приобрели еще пять лицензий и дали доступ топ-менеджерам и собственникам. Помимо того, что вы потратились на покупку лицензий, новые пользователи увеличивают нагрузку на сервер.
Система начинает подтормаживать, а бухгалтеры нервничать: они недовольны тем, что новые пользователи могут внести хаос в учетные данные. Казалось бы, достаточно настроить права доступа только на просмотр, и проблема будет решена. Но все эти операции требуют оплаты дополнительных часов работы программистов.
Стейкхолдеры не смогут пользоваться отчетами без дополнительной настройки интерфейса. После того как вы настроили управленческую отчетность в «1С», купили лицензии, модернизировали сервер, дали безопасный доступ новым пользователям, вам предстоит обучить стейкхолдеров работе в системе.
Не каждый гендиректор или собственник захочет разбираться в меню и настройках отчетов. Скорее он скажет: «Сделайте так, чтобы я видел только то, что мне нужно». И вам снова придется обращаться к программистам, чтобы они разработали персональные рабочие столы для пользователей управленки. А это затраты и дополнительная «ломка» регламентной базы.
В «1С» можно попасть только из локальной сети. Еще одна проблема, с которой могут столкнуться пользователи «1С», — это безопасный доступ из внешней сети. Исключение — версия «1С:Фреш», где эта опция настроена по умолчанию, так как используется облачная технология.
Рабочая база «1С» должна быть обеспечена контуром безопасности. То есть вы можете получить доступ к ней только из локальной сети. Чтобы собственник мог посмотреть свой отчет из любой точки мира, вам придется настраивать технические решения, такие как VPN и прокси.
Допустим, вы настроили такой доступ, а пользователь хочет смотреть отчетность на телефоне или планшете. И вам снова приходится тратить время и деньги для того, чтобы удовлетворить запросы стейкхолдера: вы ставите мобильный сервер «1С» и заказываете программистам версии отчетов для мобильных устройств.
Изучите курс «Управленческая отчетность на базе отчетов 1С» в Высшей школе финансового директора
(Активировать бесплатный доступ)
Вы ограничены в масштабируемости. Со временем компания растет, а вместе с ней увеличивается количество учетных систем. К программе «1С:Бухгалтерия» вы добавляете, например, «1С:Управление торговлей» и «1С:ЗУП». Как следствие — нужно формировать отчетность на основе данных из нескольких систем. Возникают вопросы:
• В каком контуре собирать эту отчетность?
• Нужно создавать еще одну базу «1С» исключительно для управленческой отчетности и выгружать туда данные или собирать все в программе «1С:Бухгалтерия»?
• Если появится еще один источник данных, то как интегрировать его в отчетность?
У вас будет много вопросов и мало вариантов реализации удобной IT-архитектуры, если вы объединили бухучет и управленку в одной базе.
Вы не сможете рассчитать управленческую себестоимость. Чтобы эффективно управлять ассортиментной матрицей и маржинальностью продаж, нам нужно знать управленческую себестоимость номенклатуры: считать себестоимость не по нормам регламентированного учета, а в соответствии с экономическим смыслом.
Например, в производственных компаниях расходы счета 25 в управленческом учете распределяются совсем не так, как в регламентированном. Но выборочный алгоритм разнесения расходов недоступен в стандартной версии «1С». Также не получится протестировать разные базы распределения и сравнить, как это влияет на финансовый результат.
Альтернатива: независимая система управленческой отчетности
Я предлагаю построить систему управленческой отчетности во внешнем контуре. Это универсальный подход, который потребует минимального вмешательства в «1С». Такую систему можно внедрить самостоятельно или с минимальными затратами на привлечение программистов.
Главный принцип — максимально отключить бухгалтерию от управленческого учета. Бухгалтер — это оператор регистрации данных, а не аналитик. Задача бухгалтерии — корректно, в соответствии с регламентами, принятыми в компании, внести первичную информацию и заполнить дополнительную аналитику в «1С». На этом ее участие в управленческом учете заканчивается.
Дальнейшие действия выполняют сотрудники, которые занимаются исключительно управленческой отчетностью и аналитикой. Если ресурсы компании ограниченны, пусть это будет один финансовый аналитик, но не бухгалтер.
Насыщаем «1С» данными, но не «ломаем» программу. В «1С» добавляем дополнительные реквизиты для финансовой аналитики в справочники и документы. Вы можете сами создать реквизиты в режиме пользователя, не обращаясь к программистам. Такие доработки не повлияют на обновление программы и не угрожают регламентным настройкам, зато позволяют накапливать управленческую аналитику.
Выгружаем «грязный слой» данных. Экспортируем максимальный объем первичных данных из «1С» в Excel или в текстовые файлы. Выгружать можно как вручную — при помощи универсального отчета или консоли запросов, так и автоматически — при помощи COM-соединения или протокола OData. Так мы получим «грязный слой» данных, который будем обрабатывать в BI-системе.
Очищаем данные. На этом этапе мы исправляем ошибки, группируем данные, при необходимости добавляем дополнительную аналитику. Данные после обработки — это уже «чистый слой», который хранится отдельно в Excel, в текстовых файлах либо в базе данных.
Визуализируем данные и превращаем в отчеты. «Чистый слой» данных можно визуализировать, формировать из них отчеты и графики в BI-системе. При этом пользователи управленческой отчетности получат необходимую информацию, которая будет регулярно автоматически формироваться и обновляться.
Даем доступ стейкхолдерам. Предложенный подход позволит получать отчеты в любой момент в любой точке мира и настраивать персональные дашборды.
Я подробно расскажу об этапах построения такой системы в серии статей. Мы обсудим, как настроить выгрузку данных из «1С», где их хранить, как обрабатывать и визуализировать, а также какие программные продукты для этого применять.
© Материал из Справочной системы «Генеральный директор»
https://1gd.ru
Дата копирования: 24.02.2025