24 октября 2023
Журнал20
Олеся Гаврилина
эксперт журнала «Российский налоговый курьер»
Тема номера / Тема номера
Налоговикам теперь мало вашей первички. Какими документами запастись, чтобы избежать споров
Какие документы безопаснее составить, даже если закон этого не требует
Как без негативных последствий отказать налоговикам
Что поменять в документообороте, чтобы менеджеры не подставляли
В статье узнаете, как реагировать на неожиданные запросы налоговиков по документам. Мы изучили более 100 судебных решений этого года, в которых проблема возникла из-за того, что истребованных бумаг при проверке не оказалось в бухгалтерии. Для инспекторов это повод, чтобы снять сразу расходы и НДС-вычеты. Причем даже в том случае, когда запрошенный документ и не требовалось составлять.
Запросы налоговиков мы ранжировали по принципу от наиболее частых к менее распространенным. Кликайте на названия разделов, чтобы узнать, как складывается судебная практика, и читайте, что предпринять для подстраховки.
Нажмите, чтобы узнать, как сложилась судебная практика
________________________________________
Диаграмма. Распределение судебных споров по видам отсутствующих у компаний документов за последний год
________________________________________
По закону товарно-транспортная накладная не нужна, если доставка входит в стоимость продукции или покупатель забирает ее со склада поставщика своими силами. В таких случаях стороны не заключают договор перевозки (ст. 785 ГК и ст. 8 Федерального закона от 08.11.2007 № 259‑ФЗ). Но, судя по судебной практике этого года, чаще всего претензии у инспекторов возникали именно к отсутствующим ТТН (см. диаграмму). Причем у налоговиков возникают сомнения в реальности не только перевозки, но и основной сделки. Компаниям приходится отбиваться от доначислений НДС и налога на прибыль.
СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА
Организация закупила мебель и бытовую химию. ТТН не оформляли, поскольку доставляли товар своими силами. Однако инспекторов такое объяснение не устроило. Они сняли расходы и НДС-вычеты, посчитав, что сделки в принципе не было.
Судьи подход контролеров не разделили. Компания представила всю необходимую первичку: договор, товарную накладную и счет-фактуру. Ошибок и нестыковок в ней нет. А ТТН при доставке собственным транспортом покупателю действительно составлять не нужно (решение Арбитражного суда г. Москвы от 21.06.2023 по делу № А40-48377/23-140-821).
________________________________________
Образец. Как пояснить отказ представить ТТН (скачать)
________________________________________
Заранее подготовьте пояснения, почему не представите ТТН. Мотивированный отказ нужно отправить в инспекцию не позднее следующего рабочего дня, как получили требование. Используйте формулировки из образца.
Будьте готовы подтвердить факт поставки другими документами (письма Минфина от 21.03.2023 № 03-07-11/23920 и от 08.09.2021 № 03-03-06/1/72593, ФНС от 20.02.2021 № СД-3-3/1280 и от 19.04.2021 № СД-4-2/5238). Понадобятся, например, договоры, товарные накладные, счета-фактуры и платежки.
Учитывайте, что инспекторы начнут цепляться к нестыковкам в первичке, если усомнятся в реальности сделки. Скачайте справочник с критичными ошибками и подсказками, как их исправить.
Если компания утверждает, что сама доставила товар, логично, что инспекторы запросят путевые листы со сведениями о перевозке. Скорее всего, именно поэтому такие требования попали на второе место нашего рейтинга. Но тут переспорить инспекторов, что без путевки можно обойтись, мало кому удается. В первую очередь контролеры снимают НДС-вычеты.
СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА
Компания закупила топливо и заявила НДС к вычету. По итогам проверки инспекторы доначислили налог. Они выяснили, что по договору организация должна была вывезти топливо со склада поставщика самостоятельно. Однако она не представила путевые листы, которые бы подтвердили поездку. Непонятно, и где находился этот склад. В собственности у продавца подходящих помещений не было, и арендные платежи по его счету также не проходили. При таких обстоятельствах судьи признали доначисление НДС правомерным (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 03.03.2023 по делу № А63-6040/2022).
Раздайте работникам памятку с правилами заполнения путевых листов. Объясните риски, которые возникнут у компании, если они не будут составлять путевки или заполнят их с ошибками.
На практике чаще всего проблемы возникают со служебными поездками руководителя. Но путевка нужна и в этом случае. Ведь в такой ситуации директор является обычным сотрудником и выполняет функции водителя. А составлять путевые листы должны все работники, которые используют автомобиль для перевозки грузов или пассажиров (п. 10 приказа Минтранса от 28.09.2022 № 390).
Заменить путевку другим документом не получится. Есть примеры, когда суды учитывали показания водителей, которые подтверждали, что доставляли товар (постановления Арбитражного суда Уральского округа от 15.02.2023 по делу № А50-1415/2022 и от 08.12.2022 по делу № А76-8138/2021). Но это не распространенная практика.
Строительно-монтажные работы на особом контроле у налоговиков. Логика контролеров простая — если пропуска на сторонних специалистов не оформляли, значит компания справилась с СМР своими силами или вообще никто и ничего не делал. Две трети таких споров суды разрешают в пользу проверяющих.
СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА
На проверке инспекторы засомневались в реальности работ, которые по бумагам выполняли субподрядчики. Проверяющие выяснили, что компания привлекла их на объект, где действует пропускной режим. Но пропуска на персонал и технику субподрядчика не оформлялись.
ИФНС сослалась и на другие подозрительные обстоятельства — незначительность операций по счету субподрядчика и его сотрудничество с однодневками. Судьи решили, что налоговики обоснованно не приняли расходы и вычеты (постановление Арбитражного суда Северо-Западного округа от 20.12.2022 по делу № А05-1943/2022).
В первую очередь необходимо наладить документооборот внутри организации. Вам нужно добиться того, чтобы начальники участков и менеджеры, которые непосредственно контактируют с партнерами, сохраняли заявки на пропуска субподрядчикам. Это требование стоит внести в положение о документообороте. Например, так:
«Пропуска работникам сторонних организаций оформляются на посту охраны ООО “Компания” по предварительной электронной заявке, направленной на почту company@info.ru. В течение одного рабочего дня после оформления пропуска сведения об оформленных пропусках, а также электронные заявки передаются в службу делопроизводства»
На практике вопросы о пропусках нередко решаются в электронной переписке. В запросах должны быть указаны Ф. И. О, ИНН, серии и номера паспортов рабочих. Субподрядчики могут потребовать пропуска для транспорта и строительных механизмов. В журнале учета должны быть отметки о въезде и выезде сторонней техники.
Компаниям выгодно привлекать в качестве подрядчиков самозанятых. Теоретически в таких ситуациях и документооборот будет минимальным. Но сейчас имеет смысл подстраховаться (см. врезку).
На заметку
Оформляйте дополнительные документы по сделкам с самозанятыми
Для учета расходов по услугам самозанятого достаточно кассового чека из приложения «Мой налог» (ч. 1 ст. 14 Федерального закона от 27.11.2018 № 422‑ФЗ и п. 2 письма ФНС от 20.02.2019 № СД-4-3/2899). В нем должны быть дата расчета, наименование услуг, ИНН самозанятого, сумма и другие сведения. Раньше считалось, что без акта можно обойтись. Теперь ФНС изменила позицию (информация от 26.08.2021 на nalog.gov.ru).
Безопаснее включить в договор с самозанятым пункт о том, что он представляет акт о выполненной работе или оказанных услугах. Проследите, чтобы в акте он детально расписывал, какие действия по договору выполнил. Например, написал 15 исковых заявлений, составил 10 аналитических таблиц. Так вы избежите споров не только с налоговиками, но и с самим подрядчиком, например, о размере вознаграждения
о
Сертификаты качества на товары никакого отношения к налоговым документам не имеют. Но из-за их отсутствия инспекторы снимают расходы и НДС-вычеты по сделкам. Только четверть таких споров разрешается в пользу компаний.
СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА
Организация закупала запчасти производства компании John Deere у поставщиков, которые не являлись ее официальными дилерами. Инспекторы усомнились в реальности сделки, поскольку в ходе проверки им не представили сертификаты качества на продукцию, а в УПД не были указаны страна происхождения товара и регистрационный номер таможенной декларации. Судьи отклонили претензии налоговиков.
Фактически компания получила товары, приняла их к учету и использовала в облагаемой НДС деятельности. Инспекторы эти факты не опровергли, равно как и не доказали, что спорная продукция вообще подлежит обязательной сертификации (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 08.06.2023 по делу № А39-3793/2022).
Исход спора будет иным, если налоговики, помимо отсутствия сертификатов, обнаружат дополнительные доказательства нереальности сделки. Тогда доначислений не избежать (определение Верховного суда от 21.07.2023 № 309ЭС239831).
Безопаснее не только подшивать сертификаты, но и при перепродаже передавать их уже своим покупателям. Подлежащие сертификации товары есть в спецперечне Правительства (утв. постановлением от 23.12.2021 № 2425). Учитывать следует и международные особенности. Например, при ввозе из стран Таможенного союза необходимо пройти сертификацию посуды, бытовой химии и др. (решения Комиссии Таможенного союза от 28.01.2011 № 526, и от 07.04.2011 № 620).
Попросите менеджеров запрашивать у поставщиков сертификаты на товары. Даже если сертификация не обязательна, есть шанс, что они это сделали на добровольной основе. Тогда к вашей компании со стороны инспекторов будет меньше вопросов.
NEW! Компании и ИП вправе предоставить в ИФНС истребуемые документы в электронном виде по установленному формату в виде xml-файлов. ФНС запретила инспекциям требовать предоставить копии и сканы этих документов (письмо ФНС от 29.09.2023 № Д-5-26/56). Если у вас требуют копии и сканы, вы вправе отказать и не опасаться новых блокировок.
Отказ в НДС-вычетах из-за отсутствия счета-фактуры закрывает наш рейтинг. Но самое интересное, что в подобных спорах налоговики, как правило, проигрывают.
СУДЕБНАЯ ПРАКТИКА
Подотчетники приобретали для компании в розничных торговых точках ГСМ и материалы. Оплату подтверждали кассовыми чеками, в которых отдельной строкой была выделена сумма НДС. На основании таких чеков организация и заявляла вычеты. Естественно, инспекторы на первой же проверке сняли такие вычеты и доначислили НДС, пени и штраф.
Компании удалось отстоять вычеты в суде. Арбитры указали, что счет-фактура — это не единственный документ для получения вычета НДС (п. 7 ст. 168 НК). Налог в чеках ККТ выделен отдельной строкой. Да и другие условия для вычета компания соблюла (постановление Арбитражного суда Поволжского округа от 03.04.2023 по делу № А12-1198/2022).
Выдавайте подотчетникам доверенность и требуйте получить счета-фактуры. Так вы избежите претензий, и не придется судиться.
Налоговики следуют позиции Минфина (письма от 19.07.2021 № 03-07-11/57329 и от 25.06.2020 № 03-07-09/54634). Она гласит, что единственный документ, на основании которого компания может принять НДС к вычету — счет-фактура. Утверждение спорное, но доказывать обратное придется в суде. А какой минимальный комплект документов по видам сделок ФНС рекомендовала компаниям, смотрите в шпаргалке.