27 апреля 2026
Журнал «Учет. Налоги. Право», №15 Апрель 2026
Рабочее место бухгалтера
Карта рисков на столе главбуха: какие записи, пароли и стикеры могут стать уликой
Виолетта Вецкус, Эксперт УНП
Рабочий стол бухгалтера — это не только место работы, но и источник рисков для компании. Пароли на стикерах, заметки в ежедневнике, первичка с персональными данными, флешки и переписка в телефоне могут стать аргументами для налоговиков в споре о фиктивных сделках, серых зарплатах и подконтрольности контрагентов. По свежей судебной практике разобрали, что лучше не оставлять на столе и не хранить на рабочем компьютере.
Один листок на рабочем столе бухгалтера может обойтись компании штрафами и налоговыми доначислениями. У инспекторов стало больше полномочий по осмотру и выемке, поэтому рассчитывать, что спорные документы и носители останутся вне поля проверки, опасно. Собрали ситуации из практики, когда документы и предметы на столе становились причинами споров.
Карта рисков рабочего стола
Пароли на стикерах — повод усомниться, кто работал в бухгалтерской программе и насколько защищен учет
Пароль на стикере: риск для данных и лишние вопросы от инспекторов
Пароли в свободном доступе опасны не только для информационной безопасности. Если посторонний получит доступ к бухгалтерской базе, компания может потерять документы и учетные данные. А для налоговиков такие записи становятся поводом усомниться, кто именно работал в системе и насколько защищен учет.
Отдельный риск возникает, если на столе или в компьютере бухгалтера лежат пароли от чужих баз данных. В одном из споров инспекция использовала найденные пароли как аргумент в пользу подконтрольности контрагентов и фиктивности операций. Налоговики изъяли оригиналы первички, скопировали информацию с флешек и нашли лист с паролями к бухгалтерским базам контрагентов. Компания пыталась доказать, что не пользовалась паролями — предоставила в суд экспертизу, но суд не принял ее из-за недостатков (постановление Арбитражного суда Московского округа от 07.08.2020 по делу № А40-305599/2018).
Для самого бухгалтера хранение паролей в открытом виде тоже может закончиться дисциплинарным взысканием. И неважно, на бумаге пароль записан или в текстовом файле на жестком диске компьютера. В одном споре работник не смог доказать, что так хранить пароли безопасно, ведь получить доступ к файлу можно, только если ввести пароль от рабочего компьютера и авторизоваться в личном кабинете. Суд поддержал работодателя, поскольку такой вариант хранения паролей прямо запрещали локальные акты (определение Шестого кассационного суда от 05.03.2026 № 88-3939/2026).
Используйте менеджеры паролей, если это допускают внутренние правила. Не храните пароли на стикерах, под клавиатурой, в блокнотах, нескрытых электронных файлах, не оставляйте токены для клиент-банков в компьютерах.
Вернутся к карте рисков →
Документы на столе: риск утери, доначислений и штрафов за персданные
Сразу убирайте со стола документы, с которыми закончили работать. Без первички вы не сможете подтвердить операции в учете. Если случайно документы потеряются, инспекторы уберут расходы и вычеты. Когда бумаг не хватает, налоговики определят прибыль на свое усмотрение — расчетным методом исходя из данных о доходах аналогичных компаний. Судьи поддерживают такой подход (постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 11.02.2026 № А32-37221/2024).
Иногда бумаги на столе становятся доказательством схем. В одном споре инспекторы изъяли таблицы с перечнем товаров и банковских карт «физиков» и использовали их как один из аргументов в деле об обналичивании (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 22.11.2018 № А40-91308/18).
Отдельный риск — документы с персональными данными сотрудников и контрагентов. За незаконную обработку или разглашение таких данных возможны крупные штрафы по статье 13.11 КоАП. Размер санкций зависит от состава нарушения и в отдельных случаях достигает миллионов рублей.
Вернутся к карте рисков →
Ежедневники и черновики: неофициальные записи тоже работают против компании
Записи в ежедневниках, тетрадях и черновиках нередко становятся доказательством налоговых правонарушений. Если там будут какие-то суммы, списки сотрудников, внутренние расчеты, суды могут принять во внимание такие неформальные документы.
Так произошло в деле, где налоговики изъяли тетради и ежедневник с выплатами по работникам, которые официально в компании не числились. После допросов и сверки данных инспекция доначислила НДФЛ и страховые взносы, и суды поддержали этот подход (определение Верховного суда от 04.04.2024 № 302-ЭС24-4315).
В другом споре записи в тетрадях под названиями «Тетрадь учета» и «Касса» помогли инспекции доказать, что предприниматель скрывал часть выручки. Суд признал такие записи допустимым доказательством (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 18.12.2020 № Ф01-15283/2020).
Вернутся к карте рисков →
Переписка в телефоне и мессенджерах: может подтвердить и схему, и трудовые отношения
Рабочая переписка в телефоне и на компьютере часто помогает налоговикам и играет против компании в спорах с сотрудниками. Так, после камералки инспекторы обвинили бухгалтерскую компанию в «бумажном» НДС. Основным доказательством стала переписка в телефоне, который изъяли в ходе совместного обыска с полицейскими. Компания пыталась признать переписку ненадлежащим доказательством, так как из нее нельзя было идентифицировать участников общения. Но судьи в итоге встали на сторону налоговиков (постановление Арбитражного суда Московского округа от 03.02.2026 № А40-42823/2025).
Суды принимают переписку и скриншоты чатов как доказательство фактического допуска к работе. Это помогает работникам подтвердить, что трудовые отношения реально были, даже если их не оформили должным образом (определение Третьего кассационного суда от 26.03.2025 № 88-4571/2025). Есть и другой риск для бухгалтера — пересылка рабочих документов на личную почту, в чат с самим собой или на личный телефон может стать поводом для увольнения (определение Восьмого кассационного суда от 05.08.2025 № 88-10958/2025).
Вернутся к карте рисков →
Печати чужих компаний: аргумент в пользу подконтрольности
Печати контрагентов на рабочем месте бухгалтера лучше не хранить. Сами по себе они еще не доказывают схему. Но на проверке такие находки дают инспекторам дополнительный аргумент, что компания могла контролировать документооборот контрагента и оформлять сделки формально.
В практике уже есть дела, где налоговики при выемке находили печати контрагентов и использовали это в споре о фиктивных операциях. Суды соглашались, что такие предметы можно изъять и оценивать как часть доказательственной базы. Конечно, одна только печать редко решает исход спора. Проблема начинается, когда рядом с ней находят счета, накладные, таблицы взаиморасчетов и т. д. (постановление Арбитражного суда Московского округа от 17.03.2025 № А40-29162/2024).
Вернутся к карте рисков →
Флешки: содержимое могут изучить
Съемные носители часто содержат резервные базы, рабочие таблицы, переписку, сканы и файлы, которые не отражены в официальном учете. Если при осмотре или выемке инспекторы обнаружат флешки и жесткие диски, они могут изъять носители и проанализировать содержимое.
Шифрование данных не спасет от того, что налоговики прочитают сведения на съемном носителе. Попытка скрыть данные еще больше заинтересует инспекторов, и они сделают расшифровку. В одном деле компания в зашифрованном виде хранила на флешке информацию, через кого она обналичивает деньги. Данные в изъятых документах подтвердили доводы, основанные на зашифрованной таблице, — компания получала необоснованную налоговую выгоду (определение Верховного суда от 31.05.2019 № 305-ЭС19-7040).
Вернутся к карте рисков →
случаи из практики
Бухгалтер без рабочего места — схема
Компании без бухгалтера на рабочем месте привлекают больше внимания налоговиков. Вот два случая из практики.
Главбух — самозанятый
Налоговики считают, что самозанятый бухгалтер не может полностью вести учет компании. Это уже трудовые отношения. Инспекторы доначисляют НДФЛ и взносы с выплат самозанятому бухгалтеру после первой же камералки зарплатной отчетности.
Компания заключила контракт с самозанятым бухгалтером. По договору организация направляла заявки, в которых указывала перечень необходимых услуг, их стоимость за единицу измерения и сроки выполнения. Компания взяла на себя обязательство своевременно предоставлять первичные документы, ставить бухгалтера в известность обо всех изменениях в документах и информации, принимать оказанные услуги, подписывать акт оказанных услуг и оплачивать их по мере исполнения заявок из расчета за выполненный объем.
Бухгалтер работала удаленно, иногда приезжала в офис, чтобы обменяться документами с заказчиком. По итогам камеральных проверок 6-НДФЛ и РСВ инспекторы признали отношения компании с бухгалтером трудовыми, доначислили НДФЛ и взносы. Суд согласился, что отношения между компанией и бухгалтером — трудовые (постановление Арбитражного суда Восточно-Сибирского округа от 02.09.2025 № А69-2620/2024).
Бухгалтер с разъездным характером работы
Рискованно устанавливать компенсацию за разъездной характер работы бухгалтеру, если на самом деле он не так часто ездит по делам компании. Инспекторы потребуют НДФЛ с таких выплат.
На камералке 6-НДФЛ внимание налоговиков привлекли ежемесячные надбавки сотрудникам с названием «компенсация за разъездной характер работы». Оклады в компании не превышали 15 000 руб., при этом компания выдавала надбавки от 20 000 до 90 000 руб. бухгалтеру, юристу, начальнику отдела эксплуатации и др.
По бумагам все эти сотрудники работали в разъездах. Но, по мнению инспекторов, под видом этих выплат скрывалась часть зарплаты. Поэтому проверяющие доначислили НДФЛ, пени и штраф (ст. 123 НК). Компания настаивала, что делала все правильно, ведь доплаты к окладу за разъездной характер установлены трудовыми договорами. Но реального компенсационного характера у выплат не было, поскольку не было документов под возмещаемые расходы. Судьи поддержали налоговиков (постановление Двадцатого арбитражного апелляционного суда от 11.03.2025 № А09-3745/2024).
https://about.glavbukh.ru/trigger/1gl_trigger_demo_47.php?nocheck=1
© Материал из Справочной системы «Генеральный директор»
https://1gd.ru