30 января 2024
Журнал «Директор по персоналу», №1 Январь 2024
Бэкграунд
Как вести переписку с работником, чтобы вовремя получить документы, ответ или явку в отдел кадров. Готовые шаблоны
Вячеслав Филиппов, главный редактор журнала «Кадровое дело»
В этой статье советы, как вести переписку с работниками, чтобы получить от них явку или документы, а также подстраховаться на случай конфликта. Эти советы помогали мне, когда я работал кадровиком и юристом по трудовому, решить спорные вопросы и получать от работников то, что нужно. Именно переписка с сотрудником позволит кадровику подтвердить, что он сделал все верно, а юристам в суде — доказать, что действия компании законны. Я подготовил для вас готовые шаблоны формулировок, которые можно быстро адаптировать под вашу ситуацию.
Оформляйте тему письма так, чтобы его смысл был понятен сразу
Когда вы пишете работнику письмо, обращайте внимание на тему. Из нее должно быть сразу понятно, что получателя ждет в письме: требуется ли от него что-то сделать и в какой срок. Письмо с ясной целью не затеряется среди других. Кроме того, тема письма сразу бросится в глаза работнику. В случае спора он не сможет утверждать, что не видел документ или не понял, о чем речь. Поэтому тема должна быть конкретной и понятной работнику с самого начала переписки.
Тему формулируйте коротко и информативно. Если вам необходимо, чтобы работник пришел в отдел кадров, указывайте время и сроки. Лучше всего сразу в теме указывать, чего ждете от работника.
Как сформулировать тему письма работнику
Есть мнение, что в конфликтной ситуации работник на прямую просьбу сотрудников отдела кадров прийти с конкретной целью может не отреагировать, а затем и вовсе сказаться больным или найти другие веские причины не приходить на встречу. Если же работник не знает, с какой целью его вызывают, у него будет меньше причин придумать отговорки. Но подобный ход может сыграть и против самого работодателя. Так как, если письмо работнику было элементом какой-либо кадровой процедуры, работодатель теряет аргумент, что работник отказался предоставить объяснение или выполнить другую задачу, которая следовала из содержания письма.
Пример
В одной компании, где я работал, была практика в письме работнику не указывать, по какой причине его ждут в отделе кадров. Ограничивались лаконичной просьбой прийти подписать документы. Объяснялось это обязанностью в трудовом договоре являться в кадры по требованию. Но работники переспрашивали, зачем их ждут, так как многие работали в другом здании.
Я предложил сразу объяснять коллегам в письме, о чем речь, даже если уведомляли о сокращении штата или истечении срока договора. Отказ работника явиться по нашему требованию расписаться в документе мы могли подтвердить данной перепиской.
Определитесь с тоном письма: строгий официальный или деликатный
Тон, заданный в письме, поможет вам получить желаемое. В некоторых ситуациях лучше избегать официоза и общаться с сотрудником просто, так он быстрее отреагирует на вашу просьбу. Например, если вы ждете работника в кадрах по достаточно обыденному вопросу, пишите это без дополнительных обоснований. Если от этого зависит соблюдение ваших внутренних правил, ссылайтесь на них.
Приводить юридическое обоснование своих действий имеет смысл в потенциально конфликтных ситуациях. Но не стоит делать сильный акцент на правовой стороне вопроса. Например, предупреждение в запросе о даче объяснений с уточнением, что даже если работник его не предоставит, он все равно может получить выговор, вызовет агрессию. Работник уйдет в оборону и начнет советоваться с юристами, думать, как вам затруднить задачу. Например, решит взять больничный, чтобы приостановить срок на дачу объяснений.
В конфликтных ситуациях с работником кадровик чаще всего — не инициатор какого-то формального действия, а исполнитель. Вы можете иметь нейтральную или даже доброжелательную позицию по отношению к работнику. Но обстоятельства требуют от вас исполнить кадровую задачу. Формальное и агрессивное письмо переведет вас в разряд врагов оппонента. Не стоит этого делать, не исключено, что вам еще поручат урегулировать вопрос с данным сотрудником мирно. Используйте формальный, но при этом нейтральный тон переписки.
Приведу наглядный пример из практики. Расскажу о ситуации, которая случилась в период пандемии. В нашей компании проводили сокращение. Работников уведомили за два месяца до того, как официально объявили нерабочие дни. Однако накануне увольнения работники направили нам требование отсрочить увольнение, пока не закончится период нерабочих дней. В обоснование они ссылались на информацию с сайта Минтруда. Но отсрочить увольнение было невозможно, а позиция Минтруда противоречила закону. Было два варианта, как поступить.
Я мог ответить просто, как коллегам, а мог сухо, со ссылкой на закон. Я выбрал второй вариант. Ведь коллеги сами ждали такого ответа, тон их первоначального письма намекал на такой формат беседы. Кроме того, я сам хотел объяснить им, что компания поступает законно. Использовать более мягкий стиль я посчитал излишним. После моего ответа на их требование сотрудники не стали спорить с сокращением, мы их уволили в заранее оговоренную дату.
Не избегайте деталей: чем больше их в письме, тем лучше
Любая переписка потенциально может стать доказательством в трудовом споре. Многие судьи уже понимают, что это привычный канал коммуникации, например, для офисных сотрудников. Но важно писать письма так, чтобы даже скриншот письма демонстрировал его содержимое. Вот что важно учитывать.
Адреса электронной почты. В письме должно быть видно, кому оно адресовано и кто является отправителем. В некоторых случаях отправить письмо должен не кадровик, а руководитель.
Наличие вложения. Если к письму вы прикрепили документ, то в тексте это надо прямо подчеркнуть, а в скриншоте письма желательно показать иконку вложения того или иного приложенного документа.
Указание, куда явиться и во сколько. Пропишите ясно и точно, где отдел кадров находится, укажите часы его работы. Так вы избежите обвинений в том, что работник просто не знал, куда и когда ему нужно приходить.
Альтернативные способы направления письма. Укажите, что вы направили это письмо также и другими способами. Так вы покажете свою добросовестность перед судом.
Как составить письмо об увольнении работнику, которого нет на рабочем месте
© Материал из Справочной системы «Генеральный директор»
https://1gd.ru
Дата копирования: 24.01.2024